Rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian cho cuộc sống hiệu quả

Quỹ thời gian trong ngày của mỗi người đều là 24 giờ như nhau. Nhưng nhờ có kỹ năng quản lý thời gian mà bạn có thể sống và làm việc thật hiệu quả thay vì để thời gian trôi qua một cách vô nghĩa. Hãy cùng Papaya tìm hiểu tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian cũng như các bước để rèn luyện cho mình kỹ năng mềm này các bạn nhé!

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch phân bổ, sử dụng thời gian cho chuỗi các hoạt động trong cuộc sống. Mục đích của việc làm này nhằm tối ưu hóa tính hiệu quả, tăng năng suất, giảm lãng phí thời gian, sức lực cho những việc không cần thiết. Đây là kỹ năng mềm quan trọng bởi nó giúp con người giữ thế chủ động, kiểm soát được toàn bộ thời gian trong cuộc sống của mình.

Để có kỹ năng quản lý thời gian tốt, con người cần trau dồi những kỹ năng bổ trợ khác như:

• Kỹ năng lập kế hoạch
• Kỹ năng xác định mục tiêu’
• Kỹ năng quản trị nguồn lực
• Tính kỷ luật

Kỹ năng quản lý thời gian tốt giúp bạn làm việc hiệu quả hơn

Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian đối với cuộc sống

Giúp nâng cao năng suất làm việc 

Nhờ có kỹ năng quản lý thời gian, bạn sẽ nắm được kế hoạch thực hiện các công việc trong ngày, đồng thời có sự sắp xếp những việc cần ưu tiên giải quyết trước, những việc ít quan trọng sẽ thực hiện sau. Điều này giúp bạn giữ đúng tiến độ công việc và tối ưu hóa năng suất hoạt động trong ngày. 

Ngược lại, nếu không biết cách quản lý thời gian, bạn rất dễ rơi vào trạng thái chạy đua với công việc. Đôi khi bản thân dành phần lớn thời giờ cho những việc không cần thiết mà việc quan trọng lại chưa thực hiện xong. Điều này khiến năng suất làm việc giảm đi đáng kể.

Giảm áp lực và căng thẳng

Nhờ kỹ năng quản lý thời gian, bạn sẽ dự tính được lượng thời gian cần để giải quyết một công việc nào đó. Chính sự chủ động này sẽ giúp bạn hạn chế tình trạng chạy đua với công việc, từ đó giảm thiểu căng thẳng và áp lực trong cuộc sống. Bạn cảm thấy thư thả, thoải mái hơn khi công việc đi đúng tiến độ theo kế hoạch mà bản thân đặt ra ban đầu.

Không có kỹ năng quản lý thời gian khiến bạn phải đối mặt với nhiều áp lực, căng thẳng do chạy đua với công việc

Có thêm thời gian dành cho bản thân

Việc quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn chủ động cân bằng giữa thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi. Tận dụng những khoảng nghỉ này để chăm sóc bản thân, làm những việc yêu thích sẽ giúp bạn tái tạo nguồn năng lượng và cảm thấy cuộc sống trở nên ý nghĩa hơn.

Các bước rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian đơn giản, hiệu quả

Lập danh sách những việc cần làm

Đây là bước đầu tiên, cũng là bước quan trọng nhất để quản lý thời gian hiệu quả. Bạn cần liệt kê tất cả công việc cần hoàn thành trong ngày hoặc trong tuần, đi kèm với thời gian dự tính để thực hiện chúng. Điều này giúp bạn không bỏ sót bất cứ nhiệm vụ quan trọng nào. 

Việc lập kế hoạch càng chi tiết, rõ ràng thì mức độ và khả năng hoàn thành càng cao. Bạn có thể lập kế hoạch vào sổ tay, thiết bị di động cá nhân,... và mang theo bên mình để tiện trong việc theo dõi, nắm bắt công việc.

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Sau khi đã vạch ra tất cả những công việc cần làm, bạn hãy sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên giải quyết. Việc nào quan trọng, cấp bách thì dành nhiều thời gian giải quyết trước, việc nào ít quan trọng thì thực hiện sau cùng. Nhờ vậy, công việc của bạn sẽ luôn đảm bảo đúng tiến độ, tránh tình trạng chạy đua với thời gian.

Sắp xếp các công việc cần thực hiện theo thứ tự ưu tiên

Hạn chế việc trì hoãn

Việc lập kế hoạch thì bất cứ ai cũng có thể làm được, tuy nhiên để bắt tay vào thực hiện đúng kế hoạch đề ra thì không phải là điều dễ dàng. Một trong những yếu tố phổ biến khiến việc quản lý thời gian kém hiệu quả đó chính là sự trì hoãn. 

Việc trì hoãn hành động, giải quyết công việc theo kế hoạch sẽ làm chậm tiến độ chung trong ngày, trong tuần, trong tháng. Do đó, bạn nên rèn luyện tính kỷ luật, cứng rắn với chính bản thân mình, loại bỏ sự trì hoãn, đảo bảo làm việc theo đúng kế hoạch đề ra. Nếu không, việc lập kế hoạch quản lý thời gian của bạn sẽ không có ý nghĩa.

Rèn luyện sự tập trung

Để đảm bảo việc hoàn thành các nhiệm vụ theo đúng thời gian dự tính, bạn cần rèn luyện cho mình sự tập trung cao khi làm việc. Để thực hiện được điều này, bạn hãy cố gắng loại bỏ các yếu tố gây mất tập trung xung quanh mình như: mạng xã hội, điện thoại di động, tivi,... Bên cạnh đó, việc chia thời gian làm việc thành những khoảng cố định (mỗi 30 phút, 60 phút,...) xen giữa những khoảng nghỉ ngắn (3 phút, 5 phút,...) sẽ giúp bạn dễ tập trung hơn. 

Quản lý thời gian là kỹ năng mềm quan trọng trong cuộc sống con người. Đây là yếu tố quyết định đến năng suất làm việc, sự cân bằng giữa thời gian lao động và nghỉ ngơi. Kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn tránh được cảnh chạy đua với công việc, từ đó có một cuộc sống thoải mái, dễ chịu và hiệu quả hơn.