Uỷ quyền là gì? Giấy ủy quyền và Hợp đồng ủy quyền quy định như thế nào?

Trong nhiều tình huống, khi một cá nhân hoặc tổ chức không thể trực tiếp thực hiện một công việc, họ sẽ uỷ quyền cho một cá nhân hoặc tổ chức khác để thực hiện thay mình. Vậy Ủy quyền là gì? Giấy ủy quyền và Hợp đồng ủy quyền được quy định như thế nào? Khi nào nên sử dụng giấy ủy quyền và khi nào nên sử dụng hợp đồng ủy quyền. Papaya sẽ cùng bạn đọc giải đáp vấn đề này.

Ủy quyền là gì? (Nguồn: Canva)

1. Ủy quyền là gì?

Ủy quyền (UQ) là một trong hai hình thức đại diện theo quy định của pháp luật, được ghi nhận tại Điều 135 của Bộ luật Dân sự năm 2015. Theo Điều 135, quyền đại diện được xác lập thông qua việc ủy quyền giữa người được đại diện và người đại diện. Việc xác lập quyền đại diện có thể do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định, hoặc theo điều lệ của pháp nhân hoặc quy định của pháp luật.

Ví dụ, trong việc thực hiện thủ tục thành lập một doanh nghiệp mới, nếu người thành lập doanh nghiệp chưa có kiến thức về pháp luật hoặc không hiểu rõ các quy định liên quan, họ có thể sẽ giao cho một cá nhân hoặc tổ chức có kinh nghiệm đại diện cho mình.

2. Quy định về hình thức ủy quyền: Giấy ủy quyền và Hợp đồng ủy quyền

Hình thức uỷ quyền theo khoản 2 Điều 142 Bộ Luật Dân Sự năm 2005 là do các bên thỏa thuận, trừ trường hợp pháp luật quy định việc uỷ quyền phải được lập thành văn bản. Tuy nhiên, trong Bộ Luật Dân Sự năm 2015, không còn có quy định về vấn đề này. Hình thức ủy quyền chỉ còn có thể tìm thấy gián tiếp trong khoản 1 Điều 140 về thời hạn đại diện, trong đó "thời hạn đại diện được xác định theo văn bản ủy quyền, theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo quy định của pháp luật."

Theo Điều 140, pháp luật cấp phép hình thức ủy quyền thông qua văn bản, nhưng không quy định rõ việc ủy quyền không thể thể hiện dưới hình thức khác.

Trong thực tế, vấn đề liên quan đến hình thức ủy quyền bằng văn bản vẫn gặp nhiều tranh cãi về việc xác định khi nào nó phải được biểu hiện dưới dạng Giấy ủy quyền và khi nào là Hợp đồng ủy quyền.

3. Hình thức Giấy ủy quyền

Hình thức Giấy ủy quyền được quy định như thế nào? (Nguồn: Canva)

Cả hai Bộ luật dân sự 2005 và 2015 đều không có điều khoản hoặc quy định cụ thể về Giấy ủy quyền. Tuy nhiên, thuật ngữ "Giấy ủy quyền" vẫn được ghi nhận trong nhiều văn bản pháp luật khác.

Ví dụ trong Điều 107 của Luật sở hữu trí tuệ năm 2005, đã được sửa đổi và bổ sung năm 2009, quy định rằng "Việc thực hiện các thủ tục liên quan đến xác lập, duy trì, gia hạn, sửa đổi, chấm dứt hoặc huỷ bỏ hiệu lực của văn bằng bảo hộ phải được thể hiện dưới dạng Giấy ủy quyền". Do đó, chủ sở hữu có thể giao cho người khác quyền thực hiện các thủ tục đăng ký nhãn hiệu và quyền sở hữu trí tuệ bằng cách sử dụng Giấy ủy quyền.

Trong khoản 5 Điều 9 Thông tư số 15/2014/TT-BCA về đăng ký xe, thuật ngữ "giấy ủy quyền" cũng được nhắc đến. Người được uỷ quyền để đăng ký xe phải xuất trình chứng minh nhân dân của mình và nộp giấy uỷ quyền có chứng thực từ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn hoặc được xác nhận bởi cơ quan hoặc đơn vị công tác.

Tại Điểm d của Khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, quy định rằng “Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền được áp dụng trong trường hợp khi việc ủy quyền không có mối liên hệ với việc trả lương, không có trách nhiệm bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản”.

4. Hình thức Hợp đồng ủy quyền 

Hợp đồng ủy quyền được ghi nhận trong Mục 12 Chương XVIII, phần thứ ba của Bộ Luật Dân Sự 2005 và được tiếp tục ghi nhận trong Mục 13 Chương XVI, phần thứ ba của Bộ Luật Dân Sự 2015. Hợp đồng ủy quyền là một sự thỏa thuận giữa hai bên, trong đó bên được uỷ quyền phải thực hiện các nhiệm vụ theo tên bên ủy quyền. Bên uỷ quyền chỉ phải trả lương nếu có thỏa thuận hoặc quy định của pháp luật.

5. Khi nào sử dụng giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền

Khi nào sử dụng giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền? (Nguồn: Canva)

Như đã phân tích, cả hai hình thức ủy quyền bằng văn bản đều được chấp nhận bởi pháp luật. Tuy nhiên, cần xem xét kỹ lưỡng đối tượng công việc để chọn đúng hình thức ủy quyền. Một số công việc yêu cầu lập hợp đồng ủy quyền theo quy định của pháp luật, trong trường hợp đó, cả bên ủy quyền và bên được ủy quyền phải tuân thủ hình thức hợp đồng.

Ví dụ: Theo Điều 155 Khoản 2 của Luật nhà ở năm 2014, việc ủy quyền quản lý nhà ở phải được ghi nhận trong hợp đồng ủy quyền. Nội dung và thời hạn của việc ủy quyền do các bên thỏa thuận, nếu không có thỏa thuận thì hợp đồng ủy quyền sẽ có hiệu lực trong vòng 01 năm từ ngày ký hợp đồng.

Sử dụng Giấy ủy quyền phải tuân theo quy định tại điểm d khoản 4 của Điều 24 trong Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Điều 14 của Thông tư 01/2020/TT-BTP. Cụ thể, việc ủy quyền theo quy định tại điểm d khoản 4 của Điều 24 trong Nghị định số 23/2015/NĐ-CP sẽ được thực hiện khi đầy đủ các điều kiện như không có khoản thù lao, không có trách nhiệm bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng bất động sản. Việc này sẽ được chứng minh bằng việc ký tên trên Giấy ủy quyền.

Phù hợp với quy định tại Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Điều 14 Thông tư 01/2020/TT-BTP, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền chỉ được thực hiện trong những trường hợp sau:

• Nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ (trừ trường hợp pháp luật cấm);
• Nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
• Trông nom nhà cửa;
• Vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội cho thành viên hộ gia đình.

Nếu việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp trên, không cần chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền. Người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Trên đây là một số quy định của pháp luật về việc ủy quyền, giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền mà Papaya gửi đến bạn đọc.