Quy trình xây dựng quy chế lương thưởng công ty chuẩn nhất

Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng quy chế lương, thưởng? Hãy cùng Papaya tìm hiểu tầm quan trọng và các bước xây dựng quy chế tiền lương, thưởng trong bài viết sau đây.

uyen
uyen

Quy chế lương, thưởng quan trọng trong doanh nghiệp như thế nào?

Khi nhắc đến lương, thưởng, không ít người làm nhân sự cho rằng đó chỉ là việc tính lương hằng tháng. Liệu đó có phải là tất cả những gì quy chế tiền lương, thưởng đề cập đến?

Thực tế thì không phải lúc nào cũng như vậy:

1. Quy chế tiền lương, thưởng là gì?

  • Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, tiền lương, thưởng và phụ cấp của người lao động là chi phí có tính thuế thu nhập doanh nghiệp, được quy định cụ thể trong Quy chế tiền lương, thưởng của doanh nghiệp.

Quy chế tiền lương, thưởng là văn bản do doanh nghiệp ban hành, quy định việc trả tiền lương, tiền thưởng và phụ cấp. Cụ thể, văn bản này gồm các nội dung như sau:

  • Cách tính tiền lương
  • Hinh thức tính lương
  • Thời hạn trả lương

2. Lương, thưởng – chính sách quan trọng để đôi bên cùng có lợi

Không thể phủ nhận tầm quan trọng của lương, thưởng đối với người lao động và người sử dụng lao động. Cụ thể, chính sách chi trả phù hợp sẽ mang đến những lợi ích lâu dài và bền vững cho công ty. Còn đối với nhân viên, lương, thưởng đem lại cuộc sống thoải mái và động lực làm việc mạnh mẽ cho họ.

Đối với doanh nghiệp

Quy chế lương, thưởng, phụ cấp rõ ràng, minh bạch đem lại lợi ích dài hạn cho doanh nghiệp, cả về văn hóa, uy tín, hiệu quả công việc… Cụ thể như sau:

  • Giúp công ty tuân thủ quy định của pháp luật: Theo Điều 103 Bộ luật lao động năm 2012, người sử dụng lao động phải công khai chế độ lương, thưởng. Như vậy, đây là một trong những văn bản quan trọng để tổ chức có thể hoạt động lâu dài và hợp pháp.
  • Góp phần xây dựng danh tiếng của công ty: Chế độ lương, thưởng hấp dẫn không chỉ có ý nghĩa với các nhân viên hiện tại, mà còn có những nhân sự tiềm năng. Bởi danh tiếng công ty sẽ vô cùng hữu ích trong việc thu hút nhân tài khi có đợt tuyển dụng.
  • Khuyến khích nhân viên phát triển năng lực bản thân: Tiền lương, thưởng là động lực để nhân sự hoàn thành công việc đúng kế hoạch và đảm bảo chất lượng. Ngoài ra, đây cũng là lý do để người lao động chủ động học tập, phát triển kỹ năng để có mức thu nhập tốt hơn.
  • Gia tăng sự gắn bó của nhân sự với công ty: Bên cạnh ý nghĩa về tài chính, chế độ lương, thưởng còn là sự công nhận của doanh nghiệp với người lao động. Khi được công nhận xứng đáng, nhân viên tất nhiên sẽ gắn bó lâu dài với công ty.
25% ứng viên khẳng định chế độ lương, thưởng không phù hợp là một trong những lý do hàng đầu họ quyết định “nhảy” việc (Nguồn: Linkedin).

25% ứng viên khẳng định chế độ lương, thưởng không phù hợp là một trong những lý do hàng đầu họ quyết định “nhảy” việc (Nguồn: Linkedin).

Đối với người lao động

Theo thống kê trên trang web Vieclamvui, 90% nhân sự quan tâm đến lương, thưởng khi làm việc trong công ty. Cụ thể, tầm quan trọng của chế độ đãi ngộ của doanh nghiệp với người lao động như sau:

  • Cân nhắc môi trường làm việc: Lương, thưởng giúp nhân sự đảm bảo cuộc sống và yên tâm công tác. Vì vậy, công ty cần đưa ra chính sách hợp lý để thu hút nhân tài.
  • Củng cố niềm tin: Việc công bố quy chế tiền lương, thưởng cho thấy công ty hoạt động minh bạch và phù hợp với quy định của pháp luật. Điều này giúp người lao động hiểu cách tính lương và tin tưởng doanh nghiệp.
  • Củng cố tình đoàn kết giữa các nhân viên: Một tập thể càng đông thì càng dễ nảy sinh cảm xúc tiêu cực giữa mọi người. Một trong những lý do là vì bất mãn về lợi ích của bản thân với đồng nghiệp. Vậy nên, việc công bố quy chế tiền lương, thưởng là rất cần thiết, cũng như tránh những xung đột không cần thiết.

3. Quy trình xây dựng quy chế lương, thưởng công ty chuẩn nhất

Để xây dựng chế độ lương, thưởng hợp lý, người sử dụng lao động hoặc nhân viên HR phải cân nhắc nhiều yếu tố và cân bằng lợi ích 3 bên: Quy định của pháp luật, công ty và người lao động.

Để không bỏ sót các yếu tố quan trọng, bộ phận Nhân sự có thể tiến hành theo các bước sau:

Tham khảo cơ sở pháp lý

Để xây dựng quy chế tiền lương, thưởng cho người lao động, Papaya gợi ý các bạn HR tham khảo các văn bản dưới đây:

  • Công văn 4320/LĐTBXH-TL của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về việc hướng dẫn xây dựng quy chế trả lương đối với doanh nghiệp nhà nước
  • Nghị định 49/2013/NĐ-CP quy định chi tiết việc thi hành các điều của Bộ Luật Lao động về tiền lương
  • Nghị định 51/2016/NĐ-CP quy định về quản lý lao động, tiền lương, thưởng của người lao động trong công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên 100% vốn điều lệ do Nhà nước nắm giữ
  • Nghị định số 52/2016/NĐ-CP quy định về tiền lương, thưởng, thù lao đối với người quản lý công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên 100% vốn điều lệ do Nhà nước nắm giữ.
Quy chế tiền lương, thưởng cho người lao động rất được pháp luật quan tâm và quy định cụ thể trong nhiều văn bản, nghị định

Quy chế tiền lương, thưởng cho người lao động rất được pháp luật quan tâm và quy định cụ thể trong nhiều văn bản, nghị định

Thành lập Hội đồng Xây dựng quy chế trả lương

Hội đồng được thành lập nhằm đảm bảo nguyên tắc công khai và dân chủ. Theo đó, những thành viên bắt buộc phải có trong hội đồng bao gồm:

  • Chủ tịch hội đồng: Giám đốc công ty
  • Uỷ viên thường trực: Đại diện bộ phận lao động và tiền lương
  • Thành viên: Đại diện của Công đoàn, Đảng uỷ và các phòng, ban khác (Số lượng thành viên do Chủ tịch hội đồng quyết định)

Hội đồng có trách nhiệm soạn thảo quy chế lương, thưởng, sau đó lấy ý kiến người lao động trong doanh nghiệp và hoàn thiện quy chế. Cụ thể là những công việc từ bước 3.3 trở đi.

Xác định quỹ lương cả năm của doanh nghiệp

Người sử dụng lao động cần dự kiến ngân sách trả lương, thưởng cho người lao động trong ít nhất 1 năm tiếp theo là bao nhiêu. Tỷ lệ tiền lương, thưởng trên doanh thu gọi là tỷ giá tiền lương. Con số này chính là cơ sở để bạn xác định: Lương cơ bản cho nhân sự, quy chế thưởng lương tháng 13 và căn cứ tính lương (lương khoán trên doanh thu hay theo đơn vị hàng bán).

Xây dựng hệ thống chức danh và hệ số giãn cách

Hệ thống chức danh là nhóm các công việc có cùng tính chất, độ khó và mức độ trách nhiệm. Đây là căn cứ để xác định hệ số lương của người lao động. Để xây dựng hệ thống chức danh, HR có thể căn cứ vào bản mô tả của công việc ở từng vị trí.

Ví dụ: Vị trí A và B có yêu cầu công việc tương đối giống nhau về: Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, trách nhiệm và áp lực phải gánh vác. Như vậy, nhân sự ở 2 vị trí đó sẽ có hệ số lương giống nhau.

Hệ số giãn cách là con số chênh lệch giữa các nhóm công việc khác nhau. Khi xây dựng quy chế tiền lương, thưởng, bạn cũng nên cân nhắc con số này sao cho hợp lý, đặc biệt là giữa vị trí cao và thấp nhất ở công ty.

Hệ số giãn cách bất hợp lý có thể gây ra bất mãn, mất đoàn kết trong nội bộ doanh nghiệp

Hệ số giãn cách bất hợp lý có thể gây ra bất mãn, mất đoàn kết trong nội bộ doanh nghiệp

Xác định cách thức, thời điểm và quy trình trả lương cho nhân viên

Doanh nghiệp, tổ chức có thể cân nhắc các hình thức trả lương sau đây:

  • Lương cố định: Đây là hình thức thường áp dụng cho các vị trí nhân viên hành chính (Marketing, HR, IT,…)
  • Lương khoán: Đây là hình thức thường áp dụng cho những vị trí trực tiếp tạo ra hoặc bán sản phẩm (công nhân sản xuất hoặc nhân viên bán hàng)
  • Kết hợp cả 2 hình thức trả lương trên: Nghĩa là lương chính thức = lương cơ bản + lương khoán

Ngoài ra, quy chế tiền lương, thưởng cần đề cập minh bạch quy trình và thời điểm người lao động được trả lương. Những trường hợp đặc biệt như: Nhân viên được công ty cử đi học nghiệp vụ, làm thêm giờ, nghỉ thai sản đối với lao động nữ, nghỉ tang – hỷ sự,… cũng cần có quy định cụ thể.

Xây dựng khung đánh giá, khen thưởng và xử phạt

Mục đích của các tiêu chí đánh giá, khen thưởng và xử phát là để đảm bảo tính công bằng và khuyến khích nhân viên hoàn thành công việc đúng hạn với chất lượng tốt nhất. Bạn cần tìm hiểu các tình huống thực tế trong doanh nghiệp để bảng tiêu chí sát với từng bộ phận, cá nhân nhất có thể. Có như vậy, khung đánh giá mới có tác dụng động viên, khuyến khích mạnh mẽ đối với người lao động.

Soạn thảo, ban hành và áp dụng, thu thập phản hồi, đánh giá, sửa đổi và bổ sung

Cuối cùng, để quy chế tiền lương, thưởng đi vào thực tiễn cần trải qua:

  • Soạn thảo: Quy chế cần được biên soạn ngắn gọn, dễ hiểu và không có từ nước đôi hay tối nghĩa.
  • Ban hành và áp dụng: Bao gồm việc công bố rộng rãi trong doanh nghiệp, giải đáp thắc mắc (nếu có) cho người lao động và giám sát việc thực hiện quy chế.
  • Thu thập phản hồi: Sau khi áp dụng một thời gian, HR cần thu thập ý kiến của nhân viên công ty để xem có phù hợp với nguyện vọng của họ không. Bởi vì chế độ đãi ngộ không hợp lý là nguyên nhân hàng đầu khiến nhân sự nghỉ việc.
  • Sửa đổi và bổ sung: Ý kiến của người lao động là cơ sở tốt nhất để Hội đồng Xây dựng quy chế trả lương xem xét, đánh giá, sửa đổi và bổ sung cho phù hợp với bối cảnh và yêu cầu thực tiễn.
Quy chế tiền lương, thưởng cần được soạn thảo thành văn bản ngắn gọn, dễ hiểu

Quy chế tiền lương, thưởng cần được soạn thảo thành văn bản ngắn gọn, dễ hiểu

Trên đây là những thông tin thú vị và hữu ích mà HR không thể bỏ qua khi xây dựng quy chế lương, thưởng trong công ty.

Bạn muốn đọc bài mới nhất từ Papaya mỗi tuần?

Để lại email của bạn nhé!