KPI là gì? Vai trò của KPI đối với hiệu suất của người lao động

Tính lương, thưởng cho nhân viên theo KPI rất quan trọng. Vậy KPI là gì? Tầm quan trọng và cách tính KPI như thế nào? Hãy cùng Papaya tìm hiểu trong bài viết này nhé!

seo
seo
KPI là một trong những yếu tố quyết định lương, thưởng của người lao động. Tuy nhiên, áp dụng KPI vào doanh nghiệp không đơn giản là lấy mẫu trên mạng rồi thay số liệu vào. Người làm HR, quản lý hoặc điều hành công ty cần hiểu rõ bản chất, vai trò và cách xác định KPI. Nếu không sẽ dẫn đến phản tác dụng, làm giảm hiệu suất công việc của nhân viên.

1. KPI là gì?

Để hiểu sâu hơn về KPI, trước hết bạn cần hiểu khái niệm thang đo định lượng. Thang đo định lượng là những giá trị có thể thực hiện phép toán cộng, trừ, nhân, chia, trung bình cộng,…Đơn giản nó là những con số. Ví dụ: Tần suất (số lần), tỷ lệ (%), doanh thu (tính bằng tiền),… là những thang đo định lượng.  Theo từ điển Oxford, KPI hay Key Performance Indicator, là một dạng thang đo định lượng. Nó được dùng để đánh giá mức độ đạt được mục tiêu đã đề ra của cá nhân hoặc tổ chức. Ngoài ra, Investopedia cũng định nghĩa tương tự: KPI là tập hợp các thang đo định lượng mà một công ty sử dụng để đánh giá hiệu suất công việc trong một giai đoạn cụ thể ở một phòng ban cụ thể.
KPI là gì

KPI giúp triển khai mục tiêu công ty thành các chỉ số cụ thể, đo lường và tính toán được.

2. Vai trò của KPI đối với hiệu suất của người lao động

Một điều không thể phủ nhận là KPI giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất của người lao động rất nhiều. Người lao động sẽ cảm thấy mình làm việc hiệu quả hơn, đi đúng hướng hơn nhờ vào những vai trò to lớn mà KPI mang lại, chẳng hạn như:

KPI giúp đo lường mục tiêu

Giữa “tăng doanh thu” với “tăng 20%” doanh thu có sự khác biệt rất lớn. Hệ thống KPI sẽ là con số cụ thể để nhân viên có nhận thức rõ mục tiêu và biết được nó đang tiến triển đến đâu. Từ đó, họ biết cần thêm bao nhiêu để đạt được kết quả mong muốn.

KPI định hướng nỗ lực của người lao động

Trong thời đại làm việc thông minh hơn thay vì làm việc chăm chỉ, KPI rất quan trọng. Nó giống “la bàn” để việc hoàn thành mục tiêu của nhân viên sẽ đóng góp vào việc đạt được mục tiêu của công ty. Nếu không có KPI, mỗi người sẽ nỗ lực theo một hướng khác nhau. Kết quả là công ty sẽ chẳng phát triển đến đâu cả.

KPI là cơ sở tăng lương, thưởng và phúc lợi cho nhân viên

Mặc dù ai cũng có sự tiến bộ, nhưng công ty không thể thưởng cho tất cả mọi người. Do vậy, ban lãnh đạo cần đề ra KPI. Đây là thước đo xác định những nhân viên phát triển nhất để có chế độ lương, thưởng KPI là gì.
Tham khảo thêm “Quy chế lương, thưởng quan trọng trong doanh nghiệp như thế nào?
vai trò KPI

Nhiều nghiên cứu cho thấy KPI giúp tăng sự học hỏi giữa các nhân sự với nhau để đạt được mục tiêu cá nhân

3. Cách tính KPI cho nhân viên của doanh nghiệp

Làm thế nào để xác định KPI khoa học, phù hợp với nhân sự?

Nguyên tắc tính KPI chung

KPI của công ty được thiết lập trước, từ đó tính toán ra KPI của phòng ban, cuối cùng là KPI nhân viên. Nếu người lao động không đạt được KPI thì công ty cũng vậy. Có thể nói, KPI của nhân viên là mấu chốt thành công của doanh nghiệp. Vậy thế nào là tiêu chí thiết lập KPI là gì? Quy tắc SMARTER sẽ giúp bạn đánh giá chỉ số KPI đã khoa học và hợp lý hay chưa, thông qua 7 yếu tố sau:

Specific (Cụ thể)

KPI cần phải là con số cụ thể, có thể thực hiện các phép tính được

Measurable (Có thể đo lường)

KPI cần phải đo lường được bằng tiền, thời gian, khối lượng, số lượng,… 

Achievable (Khả thi)

KPI có thể mang tính thách thức để phát huy hết khả năng, nhưng không nên ở mức quá khó không thể đạt được.

Relevant (Liên quan)

KPI cá nhân cần phải có liên quan chặt chẽ và đóng góp vào KPI phòng ban và công ty

Timely (Thời hạn)

KPI chỉ có ý nghĩa khi đạt được trong một thời hạn cụ thể, do đó, bạn nên cho một giới hạn thời gian cho người lao động

Evaluate (Đánh giá)

Dù có đạt được KPI hay không, bạn cũng nên dành thời gian đánh giá nguyên nhân và kết quả để rút ra bài học cho tương lai

Re-adjust (Điều chỉnh)

KPI không phải luôn luôn cố định, mà cần được xem xét định kỳ và điều chỉnh cho phù hợp với thực tế doanh nghiệp.
nguyên tắc thiết lập KPI

KPI là một hệ thống khoa học và mang tính chiến lược

OKR – mô hình xác định KPI khoa học và hiệu quả

Vấn đề cấp quản lý thường gặp là bỏ sót hoặc liệt kê quá nhiều KPI không cần thiết. Do vậy, nhiều mô hình đã ra đời nhằm tối ưu công tác hoạch định KPI. Trong đó, nổi bật và được nhiều tập đoàn đa quốc gia sử dụng là mô hình Mô hình OKR (Objectives – Key Results). Mô hình OKR đang được áp dụng bởi các tập đoàn hàng đầu trên thế giới như: Google, Be, Spotify, Twitter, LinkedIn, Airbnb,…  “Cha đẻ” của mô hình này là John Doerr. Ông cho rằng cá nhân hay tổ chức sẽ đạt được mục tiêu (Objectives) nếu đạt được các kết quả chính (Key Results). Ưu điểm của mô hình này là có thể áp dụng cho cả doanh nghiệp thương mại và sản xuất, bất kể KPI là gì. Ví dụ: Với mục tiêu “tạo ra trải nghiệm khiến khách hàng hài lòng” thì các kết quả chính cần đạt được bao gồm: 
  • Tăng 90% điểm đánh giá của khách hàng từ 3 sao lên 5 sao.
  • Tăng tỷ lệ mua lại từ 50% lên 70%.
  • Duy trì chi phí chuyển đổi khách hàng là 1.000.000đ/người.
Lưu ý: Mục tiêu cần đơn giản, ngắn gọn và dễ nhớ. Kết quả chính chỉ nên có từ 2 đến 5 ý và đảm bảo nguyên tắc SMARTER.
key results trong KPI

“Nếu không có số liệu cụ thể, nó không phải là kết quả chính. – Marissa Mayer, cựu Phó Chủ tịch Google

4. Theo dõi tiến độ đạt KPI bằng KPI Dashboard

KPI sẽ chẳng có ý nghĩa gì nếu không được theo dõi và đánh giá thường xuyên. Vậy làm thế nào để cấp quản lý dễ dàng và nhanh chóng truy cập, xem xét lượng dữ liệu khổng lồ này? Đó là lý do KPI Dashboard (bảng điều khiển KPI) ra đời.

KPI Dashboard là gì?

Dashboard là tên gọi chung của những giao diện số hoặc bảng điều khiển có thể xem được trên màn hình máy tính và điện thoại thông minh. Nó dùng để thu thập, tổng hợp và trình chiếu các dữ liệu của phòng ban hoặc toàn bộ công ty. KPI Dashboard là phần mềm hiển thị những dữ liệu quan trọng nhất liên quan đến KPI phòng ban hoặc công ty. Nó cho phép bạn biết được tình trạng đạt được KPI là gì, đang tiến hành hay đã quá hạn.

Vì sao cấp quản lý cần sử dụng KPI Dashboard?

Sai lầm của không ít người là cho rằng KPI Dashboard chỉ dành cho các doanh nghiệp trên 200 người. Sự thật thì bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên sử dụng công cụ này. Nó không chỉ giải quyết bài toán quy mô, mà quan trọng hơn là hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian cho người quản lý.  03 lợi ích không thể bỏ qua mà KPI Dashboard sẽ mang đến cho bạn:

Đo lường và đánh giá chính xác tình trạng KPI

Bảng KPI Dashboard tổng hợp những số liệu ngắn gọn nhất và có thể cập nhật liên tục. Nhờ vậy, bạn có thể truy cập và xem xét bất kỳ lúc nào, không phải chờ đợi báo cáo từ các phòng ban.

Tìm các vấn đề hoặc sự kém hiệu quả trong hoạt động của công ty

Khi nhìn vào “bức tranh” số liệu tổng quan, bạn có thể dễ dàng phát hiện các lỗ hổng hoạt động kém hiệu quả. Từ đó có biện pháp khắc phục, thúc đẩy đạt mục tiêu nhanh hơn.

Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu nhanh chóng nhất

Phần mềm KPI Dashboard có thể cho phép bạn trích xuất dữ liệu phòng ban hoặc cả công ty nhanh chóng. Từ đó kịp thời đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt.
KPI dashboard là gì

PI Dashboard giúp nhà quản lý nhanh chóng truy cập vào kho dữ liệu và KPI công ty

Một số công cụ tạo KPI Dashboard miễn phí

Là chủ doanh nghiệp, Admin (Quản trị, điều phối) hoặc quản lý phòng ban, bạn ý thức được tầm quan trọng của KPI là gì. Do đó cần phải cập nhật và theo dõi số liệu này hằng ngày. Tuy nhiên, bạn lo lắng những công cụ tạo KPI Dashboard có thể tốn nhiều chi phí để thiết lập? Vậy hãy để Papaya giới thiệu cho bạn 5 công cụ xây dựng KPI Dashboard miễn phí dưới đây. Chúng có thể thu thập dữ liệu theo thời gian thực và biểu thị dưới dạng biểu đồ hoặc bảng. 

SimpleKPI

Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ dễ sử dụng, không mất nhiều thời gian huấn luyện cho nhân viên thì không thể bỏ qua SimpleKPI. Phần mềm cho phép người dùng theo dõi KPI và tạo báo cáo theo mẫu riêng cho doanh nghiệp.
Giao diện SimpleKPI

Giao diện SimpleKPI sinh động và trực quan

FastWork KPI

Đây là phần mềm do đội ngũ kỹ sư phần mềm Việt Nam phát triển. FastWork KPI có 3 chức năng chính: Quản lý KPI, tính toán theo công thức do người dùng cài đặt và xuất kết quả trên giao diện bắt mắt, sinh động.
Giao diện FastWork KPI

FastWork KPI có thể truy cập trên điện thoại thông minh

Scoro

Ưu điểm của phần mềm này là có thể giám sát mọi hoạt động của doanh nghiệp tại một màn hình duy nhất. Từ KPI dự án, tài chính, báo cáo, lập kế hoạch dự án,… đều có thể thực hiện tại Scoro.
giao diện Scoro

Scoro giúp quản lý tất cả dữ liệu công ty trong một màn hình duy nhất

Databox

Đây là phần mềm cho phép bạn xem tình trạng KPI và xuất báo cáo tự động. Hằng ngày, phần mềm sẽ gửi bảng tóm tắt những thay đổi trong doanh nghiệp để bạn sẵn sàng bước vào phòng họp hoặc ra quyết định.
giao diện databox

Quản lý doanh số bán hàng qua Databox

Datadog

Giao diện của Datadog rất sinh động và dễ sử dụng. Không chỉ hiển thị số liệu, nó còn có chức năng tra cứu lịch sử chỉnh sửa.
Giao diện Datadog

Giao diện Datadog rất chuyên nghiệp và nhiều chức năng quan trọng

Tạm kết

Các chỉ số KPI đóng vai trò rất quan trọng đối với hiệu suất và sự phát triển của người lao động. Từ đó ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty. Papaya hy vọng với những chia sẻ từ bài viết này, bạn đã phần nào sáng tỏ khái niệm KPI là gì, cũng như vai trò và cách thiết lập KPI cho người lao động.  Nếu như KPI giống như yêu cầu công việc, thì phúc lợi sức khỏe là quyền lợi doanh nghiệp dành cho người lao động. Đây cũng là cách để nâng cao hiệu suất và giữ chân nhân viên của các doanh nghiệp hiện nay. Để phát triển bền vững đội ngũ nhân sự, các bạn HR và chủ doanh nghiệp đừng bỏ qua yếu tố này nhé.  Liên hệ Papaya ngay để được tư vấn triển khai phúc lợi sức khỏe toàn diện cho nhân viên:
  • info@papaya.asia
  • 1900 25 25 70

Bạn muốn đọc bài mới nhất từ Papaya mỗi tuần?

Để lại email của bạn nhé!